如果邮箱的文件夹超过10,000个，邮件文件夹中有100,000个邮件项目，或者每个日历中有5,000个邮件项目，则在Outlook 2021、2019、2016、2013或2010中可能会遇到以下问题或错误。
- 发送或接收邮件延迟
- 同步问题或错误
- 搜索结果慢
- 丢失邮件或文件夹
- Outlook加载时间更长
- 延迟会议更新和同步问题与共享和委托日历
重要提示:
- 只有当您的Exchange或Office 365电子邮件配置文件设置为离线模式或缓存交换模式时，Outlook才会创建OST。
- 如果OST文件大小超过建议的(~20-25 GB)限制，无论邮件或文件夹的数量如何，也可能遇到上述问题。
在缓存交换模式下减少邮箱中的邮件文件夹或邮件项的方法
若要减少邮箱中的邮件文件夹或邮件项的数量，可以将它们移动到本地PST文件中。为此，您可以使用Outlook Archive选项、导入/导出向导，或者将邮件文件夹和项目拖放到本地PST文件中。下面我们将详细讨论这些方法。
存档邮件
Outlook提供了一个基于特定日期存档邮件项目的选项。在选定日期之前发送或接收的所有邮件都将从默认OST文件中存档到本地PST文件中。这有助于减少邮箱和OST文件中的邮件项和文件夹的数量。
您可以手动归档项目，也可以启用自动归档功能。步骤如下:
- 在Outlook中，导航到文件>信息>清理工具>存档或文件>信息>工具>清理旧项．
- 点击存档此文件夹和所有子文件夹然后选择要存档的文件夹。
- 在下面选择一个日期存档时间长于．
- 通过选择不同的日期，您可以创建多个存档或.pst文件。还可以选择将某些文件夹(如“已发送”文件夹)中的邮件项保留的时间长于其他邮件文件夹中的其他邮件项。
- 检查包括带有“不要自动存档”的项目复选框存档所有项。
- 单击OK。
应用保留策略
保留策略允许Outlook用户在一段时间后从邮箱和本地OST中删除邮件项目或消息。管理员可以定义保留策略，或者Outlook用户也可以对邮件文件夹应用保留策略，以自动从邮箱中删除邮件并将其移动到Archive中。这些消息仍然可以在存档中访问。
要在电子邮件文件夹上设置保留策略，请执行以下步骤:
- 打开web浏览器，使用组织的Outlook web App URL登录到您的电子邮件帐户。
- 输入您的用户名和密码．点击登录．
- 在文件夹窗格中，右键单击要应用策略的邮件或文件夹，然后选择分配政策．
- 在要分配给邮件文件夹及其中的所有邮件项目的标签下选择归档策略或保留策略。
您也可以使用Outlook客户端来选择保留政策．
提示:如果希望邮件遵循与其所在文件夹相同的策略，请选择使用父文件夹策略．
调整同步设置
当您的电子邮件配置文件设置为默认的缓存交换模式时，Outlook提供缓存模式同步滑块设置调整要存储在OST文件中的邮件项目或文件夹的数量。您可以调整此滑块以避免存储或超过邮件文件夹或项目的数量。遵循以下步骤:
- 打开Outlook并转到文件>信息>帐户设置>帐户设置．
- 选择您的电子邮件配置文件并单击改变．
- 下离线设置，调整邮件保持离线状态如果当前设置为所有，将其移动到3年或更低，以减少离线OST文件中的邮件项目、日历项目和邮件文件夹的数量。
- 调整后，点击下一个然后点击好吧．
- 重新启动Outlook以使更改生效。
这将同步每个同步滑块设置发送或接收的邮件项目的数量。
还可以编辑注册表项以调整所需数据的月数或年数同步共享日历．步骤如下:
- 新闻Windows + R、类型注册表编辑器,然后按下输入
- 导航到以下位置:
HKEY_CURRENT_USER \微软办公室\ \ 16.0 \ \软件前景\缓存模式
- 创建或修改CalendarSyncWindowSetting值设置为1(主日历文件夹)或2(所有日历文件夹)，根据需要启用日历同步窗口。
- 接下来，使用值1、3、6或12(以月为单位)创建或修改CalendarSyncWindowSettingMonths注册表。这将有助于控制“日历同步”窗口中的月数，减少日历中的项目数量。
清除离线项目
清除脱机项目还可以帮助减少本地OST文件中的邮件文件夹和项目的数量。这可以提高Outlook的性能，并避免由于邮件过多或错误而导致的问题或错误较大的OST文件大小．要做到这一点，请遵循以下步骤:
- 查找并确认有太多邮件或文件夹的文件夹。
- 右键单击邮件文件夹并选择属性．
- 单击同步选项卡并检查文件夹包含的项目数量。
- 找到并确认文件夹中有太多邮件项目后，单击一般TAB，然后点击清除离线项目．
- 这将删除离线邮件项目，并有助于减少邮件项目的数量和OST文件大小。
- 点击好吧并重新启动Outlook。
也可以将Calendar属性打开到清除离线项目从日历文件夹中。
压缩OST文件
压缩OST文件从已删除的邮件项或文件夹留下的文件中删除空白。因此，它不会减少邮件项目或文件夹，但可以帮助降低OST文件大小，这可能会提高Outlook的性能。
步骤如下:
- 关闭Outlook并打开控制面板．
- 搜索并单击邮件
- 点击数据文件…
- 选择与您的配置文件关联的OST并单击设置．
- 点击先进的然后点击Outlook数据文件设置…
- 点击紧凑的现在．这将压缩并减小OST文件的大小。
总结
为避免Outlook性能问题，请将邮件项目和邮件文件夹保持在最大限制以下，并将OST文件大小保持在建议的限制以下。您可以按照本指南中讨论的方法来减少邮件文件夹和邮件项。此外，您可以使用第三方OST到PST转换工具，例如用于OST的Stellar Converter，以减少邮件项、文件夹、日历项和OST文件大小。我们推荐使用该软件，因为当您存档、移动邮件项目或从超大的OST或配置文件中导出邮件项目或文件夹到PST文件时，Outlook可能会崩溃或冻结。
该软件可以根据大小，邮件文件夹或日期范围将大型或超大的OST文件拆分为较小的PST文件。然后，您可以在Outlook中打开这些PST文件来查看和访问邮件项目，而不必担心Outlook的性能。
