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Exchange Online (Microsoft 365)提供了许多协作功能。存在公共文件夹，用于在组织中存储数据。公共文件夹用于共享访问，并提供一种简单的方法来收集、组织和与组或组织中的用户共享信息。公用文件夹也可用于归档邮箱数据。在本文中，我们将介绍在Exchange Online中设置公用文件夹的过程。
在新的Exchange联机组织中设置公用文件夹的过程
按照以下步骤在Exchange Online (Microsoft 365)中创建和设置新组织中的公共文件夹:
开始之前
在继续设置之前，您需要确保拥有正确的权限。需要以下权限:
- 组织管理
- 公共文件夹
- 启用邮件的公用文件夹
注意:只有当您具有启用邮件的公用文件夹，且该文件夹具有与之关联的电子邮件地址时，才需要收件人管理。
要设置这些权限，请打开交易所管理中心(EAC)用你的全局管理员登录。然后，遵循以下步骤:
- 点击角色和管理员角色。
- 点击添加角色
- 输入描述信息，单击
- 添加所需的权限并向组中添加合适的成员。
创建主公用文件夹邮箱
主公用文件夹邮箱包含公用文件夹层次结构的可写副本。这是您在组织中创建的第一个公用文件夹邮箱。它还包括公用文件夹的内容。要创建第一个公用文件夹邮箱，请遵循以下说明:
- 登录Exchange Online Admin Center (EAC)，点击公共文件夹,然后点击公用文件夹邮箱．
- 在主页上，单击加号(+)按钮。
- 输入邮箱的名称。
- 点击保存
- 这将创建您的第一个公用文件夹邮箱。
在邮箱中创建公用文件夹
创建公用文件夹邮箱后，下一步是在其中创建公用文件夹。为此,
- 在Exchange在线管理中心(EAC)，点击公共文件夹和公共文件夹．
- 点击+ (+)
- 输入文件夹的名称并单击save。
- 默认情况下，邮件设置将被禁用。若要修改该文件夹的权限和特性，您可以突出显示该文件夹并在右侧窗格中进行检查。
启用邮件设置
- 要启用邮件设置，请单击启用并点击是的．
- 完成后，突出显示公用文件夹并单击编辑按钮。
- 您可以通过点击编辑电子邮件地址电子邮件地址。您也可以更改它或添加其他电子邮件别名。
- 要更改邮件流设置并应用限制，您可以单击邮件流设置．
- 您可以通过单击设置邮箱的其他限制限制。
- 你可以用一般邮件属性设置其他设置，包括显示名称和从地址簿中隐藏电子邮件的功能。
- 要设置“发送为”和“代表公共文件夹发送”的权限，请使用交付选项部分。
管理文件夹的权限
- 要管理文件夹的权限，请单击管理下文件夹权限并添加具有所需权限的用户(见下文)。
在公用文件夹下创建子文件夹
- 要创建子文件夹，需要单击已创建的公用文件夹。这将打开公用文件夹。
- 要创建子文件夹，请单击加号按钮。
- 输入名称并单击保存。
- 与主公用文件夹一样，您可以单独管理每个子文件夹的权限和邮件设置。
如何迁移公用文件夹?
与所有迁移一样，公用文件夹向Microsoft 365迁移过程有点棘手，特别是在迁移大量数据时。要从本地Exchange Server迁移到Exchange Online上的公共文件夹，有三种方法:
使用前景
不推荐使用这种方法，因为它不会给您任何进度状态。另外，如果进程被中断，您将看不到状态。如果重新启动，它将有重复的数据。此外，它不适合大数据传输。另外，您需要提供对所有本地公用文件夹和在线公用文件夹的完全权限。
使用脚本
您可以使用脚本并创建迁移批。但是，如果您的本地Exchange Server存在问题或无法访问，则将无法导入任何数据。此外，你的Outlook Anywhere和web url必须正常工作。您需要在整个过程中编写脚本来准备文件夹和批处理。有许多故障点可能会影响流程。
使用第三方应用
您可以使用第三方应用程序，例如恒星转换器的EDB使这个过程更容易。应用程序可以从任何版本的Exchange Server打开多个EDB文件，没有大小限制。您可以细粒度地选择邮箱和公用文件夹，并将它们导出为PST和其他文件格式。您也可以直接导出到Microsoft 365租户或实时Exchange Server数据库。您可以利用并行导出、优先级导出和自动邮箱匹配等应用程序特性来实现平稳快速的迁移。
